Arbetets frukter – Ett nytt synsätt

”Långsiktigt borde det vara så att när ett projekt startas skall man som projektledare leta information om vad som hänt i tidigare projekt, både bra och dåligt så att man återanvänder vad som gått bra och ändrar det som gått dåligt.” (Alströmer ur Gerdin och Svensson, 2000)

Vilka är frukterna av ett projekt? Många tror att det bara är den nya produkten eller tjänsten som är målet för projektet men det är lite mer komplicerat än så. Om det primära huvudmålet är att ta fram en ny lönsam produkt så måste det andra huvudmålet i alla projekt vara att de skall skapa ny kunskap som kan komma företaget tillgodo. Det amerikanska datorföretaget Intel har insett detta och lägger faktiskt ned 9 av 10 projekt innan de når marknaden. Så för varje Intel-produkt som finns att köpa så fanns det nio andra presumtiva produkter som inte höll måttet. Intel ser inte på dessa projekt som bortkastade utan som en möjlighet att göra misstag och lära. Förhoppningsvis vet man därigenom vad som går och inte går att göra innan konkurrenterna, vilket i sin tur kan leda till teknologiska försprång. Att både tid och pengar lagts ut på det nedlagda projektet är ointressant eftersom den kunskap och erfarenhet som erhållits är grund för framtida projekt och framgångar.
Fruktskål

Det är alltså kunskapen som är projektets frukt; kunskapen att göra den nya produkten eller tjänsten, kunskapen att undvika redan tidigare påträffade problem och kunskapen att i framtiden kunna ta fram ännu bättre produkter eller tjänster snabbare och mer kostnadseffektivt. Ett projekt är per definition en ändlig företeelse men att bygga och tillvarata kunskap är det inte. Företag som har kunskap och erfarenhet som konkurrens- och marknadsföringsmedel, utöver de klassiska Fyra P:na, kommer alltid att ha ett försprång gentemot de företag som endast konkurrerar med dessa, de välbekanta Pris, Produkt, Plats och PR.
Vad innebär detta för projekten? Jo, de bör således inte bara fokusera på att; 1) hålla budget, 2) hålla tidsramarna och 3) få fram en ny pryl utan måste också uppnå 4) en minsta mängd överförd kunskap. Ett projekt som inte ger utdelning på de första tre anhalterna ovan är inte ett misslyckande så länge den sista uppfylls eller överskrids. Det kan mycket väl vara så att detta ”misslyckade” projekt i slutändan drar in mer pengar än vad fem så kallade lyckade projekt någonsin har gjort.
Denna minsta överföring av kunskap får den implikationen att projektets ansvariga, oftast främst projektledaren, blir tvungna att dokumentera projektet på ett sådant sätt att projektets frukter konserveras till framtiden. Här räcker det alltså inte med att slänga ihop en slutrapport på någon vecka och sedan låsa in den i ett arkiv eller lägga ut den på företagets Intranät. Detta har företag som Ericsson och Volvo gjort enligt egen utsago i ett halvt sekel utan att det gett önskvärda resultat. Man gör ändå om samma misstag i projekt efter projekt. De besparingar som istället kunde ha gjorts under denna tid, genom att bättre ta till vara på kunskaper från tidigare projekt, uppgår till många miljarder kronor.
låda med dokument

De flesta företag inser att arkivskåp och Intranät inte räcker till för att sprida kunskapen från avslutade projekt ut i företaget men anser sig inte ha tid eller möjlighet att göra det bättre. Är detta acceptabelt? Är det tillräckligt att bara slå ifrån sig och säga, ”Det går inte så det är ingen idé vi försöker”? Självklart inte. Det som behövs för att uppnå och överskrida målet i och med begreppet minsta mängd överförd kunskap är ett nytt synsätt gentemot kunskap och hanteringen av denna.

Disposition

Det är detta synsätt och tillhörande nödvändiga attitydförändringar som kommer att presenteras och beskrivas i det dokument du nu håller i. Själva upplägget för detta är att det första huvudkapitlet, Projektet – Plantering, beskriver projektet som företeelse och projektrelaterade begrepp följt av en mer ingående beskrivning av projektledarens roll i projektet.
Efter detta följer kapitlet Kunskapens väsen – Skörd som innehåller minfältsallegorin som ger ett annorlunda perspektiv på ett projekt samt beskriver begreppet minsta mängd överförd kunskap närmare. Denna allegori följs av beskrivningen av transformeringsprocessen mellan data – information – kunskap, och de konsekvenser denna får på kunskapsöverföringen. Kapitlet innehåller även en genomgång av de sätt kunskap kan överföras; linjärt (veckobrev, e-post), interaktivt (seminarier, samtal) och deltagande (workshops). Kapitlet avslutas med en genomgång av Blomés tankar kring personalens kunskapsutveckling och hur detta intellektuella kapital är intimt kopplad till företagets börsvärde.
Det näst sista kapitlet är Överföring av resultat – Konservering, vilket först beskriver utformningen av dokument och hur detta påverkar dokumentens genomslagskraft och förmåga att överföra det tänkta budskapet. Den andra delen av kapitlet är en kort genomgång av olika hinder mot en effektiv kunskapsöverföring. Den tredje delen beskriver hur de tre överföringsmetoderna kan utnyttjas så optimalt som möjligt genom att använda dem i en kreativ mix.
Det som är gemensamt för de olika huvudkapitlen är sättet de alla ofta leder mot frågeställningar kring ett nytt synsätt på kunskapsinhämtning i projekt. Upplägget är sådant att det ska få läsaren att ifrågasätta innebörden i begrepp som projekt, kunskap och dokumentering samt vad som kunde göras bättre.
Problemen som finns i dagens kunskapshantering och dokumentationsarbeten ställs på sin spets i det sista och avslutande kapitlet Ett nytt synsätt – problemlösning. I kapitlet kommer olika problem och dess möjliga lösningar att diskuteras. Kapitlet, och även detta kursdokument, avslutas med en sammanfattande diskussion kring det nya synsättet och dess konsekvenser.

Vem är kursen tänkt för?

Är det bara projektledare som har nytta av den här kursen? Nej, självklart inte. Tanken är egentligen inte att rikta in sig mot någon enskild yrkesgrupp utan mer att öka förståelse för tanken att företags perspektiv kanske inte är tillräckliga när det gäller kunskap och dokumentation. Vad det gäller projekt så är de ju en arketyp för en situation där dokumentation krävs. Man kan ju dock fråga sig vad som egentligen är ett projekt. Är inte varje husbygge, rättsfall, polismål och utflykt ett projekt? När det gäller en utflykt med familjen så kan nog föräldrarna komma ihåg och diskutera igenom erfarenheterna sinsemellan men hur går det till vid framtagandet av en ny bilmodell eller en företagsavknoppning? Kursen är till för alla som sitter i den situationen att de måste försöka sammanfatta ett större arbete i ett dokument. Det kan således vara allt från utredningsansvariga till forskare och även alldeles vanliga projektledare.

Hur har dokumentet tagits fram?

Om detta dokument hade varit ett vetenskapligt dito hade detta inledande kapitel följts av ett metodkapitel på drygt fem sidor. Eftersom att detta dokument inte har en målgrupp som är lika metodintresserade som forskarkollegiet så har dessa sidor istället reducerats till två stycken.
Dokumentet är i huvudsak baserat på de intervjuer och litterära efterforskningar som gjordes under författarens magisteruppsats (Gerdin & Svensson, 2000) samt uppsatsen själv. Andra kapitel, exempelvis Minfältet, Genomslagskraftiga dokument och Ett nytt synsätt – problemlösning, är sprungna ur personligt intresse, analytisk förmåga och sunt förnuft. Vad gäller referenser till källor så står författarens för- och efternamn samt fullständig titel till referensobjektet i samband med att denne presenteras den första gången. I fortsättningen görs referensen endast via författarens namn.

Om författaren

Henrik Svensson, som driver konsultföretaget Ennoble, har tidigare tagit fram kurser för dokumenthantering som varit riktade mot både företag och studenter. Utöver kurserna anlitas han och Ennoble för att fungera som dokumenteringsansvarig exempelvis vid sammanställande av projektslutrapporter och större utredningar. Akademiskt finns en ingenjörsbakgrund, såväl som en beteendevetenskaplig sådan, i botten samt en magistertitel i organisation och ekonomi. Magisteruppsatsen kretsade kring kunskapsöverföring mellan projektledare och beskrev bland annat de svårigheter som finns när man ska ta tillvara projektledares kunskaper efter avslutade projekt.

Har ni problem med er kunskapshantering?
Kontakta Ennoble!
Detta dokument i pdf-format